Rechnungen schreiben kostet Zeit, die Selbstständigen im Tagesgeschäft fehlt. Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt genau diese Arbeit ab: Pflichtangaben sind hinterlegt, die Rechnungsnummer läuft automatisch weiter, und das Dokument ist in wenigen Sekunden fertig.

Über 170.000 Unternehmen setzen dafür auf sevdesk – am Laptop im Büro oder unterwegs per App. Die erstellten Belege sind GoBD-konform, was bei einer Prüfung durch das Finanzamt für Ruhe sorgt.

Rechnungsprogramm

Im Buchhaltungsprogramm-Vergleich 2026 von Für-Gründer holte sich sevdesk mit der Note 1,1 den Testsieg. Gelobt wurden vor allem die einfache Bedienung und das geführte Onboarding für Einsteiger.

Wer erst einmal ausprobieren möchte, startet 14 Tage kostenlos bei sevdesk. Lexware Office bietet 30 Tage mit vollem Funktionsumfang. Beide Testphasen richten sich an Freiberufler, Gründer, Startups, Handwerksbetriebe und Kleinunternehmer, die eine verlässliche Rechnungssoftware suchen.

Das Wichtigste im Überblick

  • Ein Rechnungsprogramm erstellt vollständige Rechnungen in Sekunden statt in Minuten.
  • Pflichtangaben und fortlaufende Rechnungsnummern werden automatisch ergänzt.
  • Alle Belege entsprechen den GoBD-Vorgaben und halten einer Prüfung stand.
  • sevdesk wurde 2026 bei Für-Gründer mit der Note 1,1 Testsieger.
  • Rechnungen schreiben klappt am Rechner und mobil über die App.
  • Kostenlose Testphasen: 14 Tage bei sevdesk, 30 Tage bei Lexware Office.
  • Passend für Selbstständige, Gründer, Handwerksbetriebe und Kleinunternehmer.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, kennt den Aufwand: Pflichtangaben prüfen, Nummern vergeben, Zahlungen im Blick behalten. Genau hier setzt eine spezialisierte Software an und nimmt Selbstständigen sowie kleinen Betrieben diese Routine ab.

Definition und Zweck

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, die rechtssichere Rechnungen und E-Rechnungen im geforderten Format erstellt. Es ordnet eingehende Zahlungen den offenen Posten zu, erfasst Belege und archiviert alle Dokumente GoBD-konform.

Der Begriff Fakturierungsprogramm meint dasselbe: ein Werkzeug, das den kompletten Weg vom Angebot bis zur Mahnung begleitet. Kundendaten, Leistungsbeschreibung und Betrag werden über geführte Pflichtfelder eingetragen – so bleibt nichts vergessen.

Wichtige Funktionen

Anbieter wie sevdesk decken den gesamten Belegkreislauf ab. Wer die Rechnungsstellung automatisieren möchte, profitiert besonders von wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Mahnläufen.

Funktion Praktischer Nutzen
Angebote & Auftragsbestätigungen Aus dem Angebot wird per Klick eine Rechnung
Lieferscheine & Gutschriften Vollständige Dokumentation jedes Auftrags
Abschlags- und Teilrechnungen Ideal für längere Projekte im Handwerk
Wiederkehrende Rechnungen Abos und Wartungsverträge laufen automatisch
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) Pflichtformate für Behörden und B2B
Währungsauswahl mit Wechselkurs Kurs wird automatisch hinterlegt
Sprachvorlagen Rechnungen auf Deutsch, Englisch oder weiteren Sprachen
Mahnwesen Erinnerungen gehen fristgerecht raus

Gespeicherte Textvorlagen sparen zusätzlich Tipparbeit. Ein gutes Fakturierungsprogramm wird damit zur zentralen Schaltstelle für den kaufmännischen Alltag.

Vorteile eines Rechnungsprogramms

Wer Rechnungen noch in Word oder Excel tippt, verschenkt jeden Monat wertvolle Arbeitszeit. Ein Rechnungsprogramm übernimmt die Routine und sorgt dafür, dass jedes Dokument sauber, vollständig und rechtssicher beim Kunden ankommt.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Stammdaten und Vorlagen sind einmal hinterlegt. Kunde auswählen, Positionen hinzufügen, versenden – fertig. Aus zwanzig Minuten Tipparbeit werden zwei.

Besonders stark wirkt der Effekt bei Daueraufträgen: Wiederkehrende Rechnungen richten Sie einmal ein, danach läuft der Versand pünktlich zum festgelegten Termin. So lässt sich die Rechnungsstellung automatisieren, ohne dass jemand daran denken muss.

Weniger Fehler, weniger Nachfragen

Textprogramme kennen keine fortlaufende Nummernvergabe und erinnern nicht an Pflichtangaben nach § 14 UStG. Genau dort entstehen die Klassiker: doppelte Rechnungsnummern, fehlende Steuernummer, falsch gerechnete Beträge.

Ein Rechnungsprogramm prüft mit, berechnet die Umsatzsteuer automatisch und archiviert GoBD-konform. Gesetzliche Änderungen – etwa zur Kleinunternehmerregelung – kommen per Update ins System.

Aufgabe Word / Excel Rechnungsprogramm
Rechnungsnummer manuell, Dopplungen möglich fortlaufend, automatisch
Umsatzsteuer Formel selbst pflegen automatisch berechnet
Archivierung lokale Ordner, nicht revisionssicher GoBD-konform gespeichert
Zahlungseingang Kontoauszug prüfen Abgleich und Mahnwesen integriert

Kurz gesagt: Rechnungen schreiben wird vom lästigen Pflichtteil zur Nebensache – und die Liquidität profitiert, weil Zahlungserinnerungen nicht mehr untergehen.

Welche Arten von Rechnungsprogrammen gibt es?

Wer heute Rechnungen schreibt, hat die Wahl zwischen zwei großen Lagern: Programme, die im Browser laufen, und Software, die fest auf dem eigenen Rechner installiert wird. Beide Wege führen zum Ziel – der Unterschied liegt im Alltag, in der Datensicherheit und in der Flexibilität.

Arbeiten in der Cloud

Ein Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Der deutsche Serverstandort sorgt für hohe Verfügbarkeit und für Rechtskonformität nach europäischem Datenschutzrecht. Lexware Office speichert Daten in mehreren Rechenzentren in Deutschland, die nach DIN ISO 27001 geprüft sind.

Der große Pluspunkt: Zugriff von jedem Ort, mobiles Arbeiten per App und Belege, die sich per Drag & Drop, E-Mail oder Smartphone-Scan hochladen lassen.

Klassische Installation auf dem Rechner

Desktop-Programme sowie Word- oder Excel-Vorlagen liegen lokal auf einem Gerät. Ohne Synchronisation fehlt der Zugriff unterwegs, und ein Festplattendefekt kann die gesamte Rechnungshistorie kosten.

Kriterium Online-Rechnungsprogramm Lokale Rechnungssoftware
Zugriff Browser und App, ortsunabhängig Nur am installierten Gerät
Datenspeicherung Zertifizierte Rechenzentren in Deutschland Eigene Festplatte
Updates Automatisch im Hintergrund Manuelle Installation
Belegerfassung Drag & Drop, E-Mail, Handy-Scan Manuelles Abtippen
Teamarbeit Mehrere Nutzer gleichzeitig Meist Einzelplatz

Die Frage lautet selten „Cloud oder Desktop“, sondern: Wie viel Bewegungsfreiheit braucht mein Geschäft?

Für Selbstständige mit Kundenterminen außer Haus punktet ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm. Betriebe mit festem Büroplatz und strengen internen Vorgaben greifen weiterhin zur installierten Lösung.

Funktionen, die ein gutes Rechnungsprogramm bieten sollte

Ob Cloud oder Desktop – entscheidend ist am Ende der Funktionsumfang. Eine gute Rechnungssoftware nimmt Ihnen Routineaufgaben ab, statt neue zu schaffen. Diese Punkte sollten Sie vor der Entscheidung prüfen.

Einfache Bedienung ohne Vorkenntnisse

Wer eine Rechnung schreibt, muss kein Buchhalter sein. Die Oberfläche sollte selbsterklärend aufgebaut sein und Sie Schritt für Schritt durch die erste Rechnung führen. Im Anbietervergleich 2026 erhielt sevdesk für Bedienbarkeit und geführtes Onboarding die Bestnote 1,1.

„Die beste Software ist die, bei der man das Handbuch nie aufschlagen muss.“

Individuelle Gestaltung und flexible Prozesse

Ihre Rechnung ist ein Aushängeschild. Logo, Hausfarben und eigenes Briefpapier lassen sich hinterlegen, alle Daten setzt das Programm automatisch an die richtige Stelle. Von der Angebotserstellung bis zur Mahnung bleibt der Look einheitlich.

Aus jeder offenen Rechnung wird per Klick eine Zahlungserinnerung oder Mahnung – bei Bedarf vorher anpassbar. GoBD-konforme Rechnungen entstehen dabei automatisch im Hintergrund.

Funktion Nutzen im Alltag
Versand per Post aus dem Programm Kein Drucken, Kuvertieren oder Frankieren nötig
E-Mail-Versand als PDF-Anhang Rechnung erreicht den Kunden in Sekunden
Download zum Selbstversand Volle Kontrolle bei Sonderfällen
Angebot in Rechnung umwandeln Kein doppeltes Eintippen von Positionen
Automatisches Mahnwesen Offene Posten werden schneller bezahlt

Tipps zur Auswahl des richtigen Rechnungsprogramms

Die Auswahl fällt leichter, wenn Sie strukturiert vorgehen. Notieren Sie zuerst, was Sie wirklich brauchen. Vergleichen Sie danach drei bis fünf Anbieter und nutzen Sie die kostenlosen Testphasen. Ein Rechnungsprogramm zeigt seine Stärken erst im Alltag, nicht in der Werbebroschüre.

Was Ihr Betrieb tatsächlich braucht

Klären Sie, ob Sie nur Rechnungen schreiben oder zusätzlich Angebote, Zeiterfassung und Zahlungsabgleich benötigen. Testen Sie die Rechnungssoftware mit echten Geschäftsvorfällen: Legen Sie ein Angebot an und wandeln Sie es in eine Rechnung um. Schicken Sie Ihrem Steuerberater früh eine Testrechnung – das spart später Rückfragen.

Prüfkriterium Worauf Sie achten sollten Warum es zählt
GoBD-Konformität Unveränderbare Belege, Protokollierung Sicherheit bei der Betriebsprüfung
E-Rechnung ZUGFeRD und XRechnung Pflicht im B2B-Bereich seit 2025
Bedienung Rechnung in unter drei Minuten fertig Spart Zeit im Tagesgeschäft
Datensicherheit Serverstandort Deutschland, Verschlüsselung Schutz sensibler Kundendaten
Preisstruktur Keine versteckten Zusatzmodule Planbare Kosten pro Monat

Mitwachsen statt neu anfangen

Ein Wechsel kostet Nerven und Zeit. Wählen Sie ein Fakturierungsprogramm, das mehr Nutzer, mehr Belege und neue Rechtsvorgaben verkraftet.

So richten Sie sauber ein:

  1. Nummernkreise für Angebote, Rechnungen und Lieferscheine festlegen
  2. Vorlagen mit Logo und Zahlungsbedingungen anpassen
  3. Kunden und Produkte anlegen oder per CSV importieren
  4. Online-Banking für den Zahlungsabgleich verbinden
  5. Team und Steuerberater einladen

Integration mit anderen Software-Lösungen

Ein Rechnungsprogramm entfaltet seinen vollen Nutzen erst, wenn es sich nahtlos in Ihre übrige Systemlandschaft einfügt. Banken, Steuerberatung, Zahlungsdienste und Zeiterfassung greifen dann ineinander, statt getrennte Datensilos zu bilden. Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren können oder weiterhin Zahlen von Hand übertragen.

Online-Rechnungsprogramm mit Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und Zahlungsanbietern

Anbindung an die Finanzbuchhaltung

Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk bietet eine DATEV-Schnittstelle, die alle Belege in einem kompatiblen Format für den Jahresabschluss exportiert. Alternativ arbeitet Ihr Steuerberater direkt im Account mit und nimmt Korrekturen selbst vor. Pendelordner und Belegstapel gehören damit der Vergangenheit an.

Auswertungen wie EÜR, Summen- und Saldenliste sowie BWA stehen tagesaktuell bereit. Die Umsatzsteuerzahllast sehen Sie jederzeit ein, den Kontenrahmen wählen Sie zwischen SKR 03 und SKR 04.

Bankkonten und Bezahldienste

Über 4.000 Banken und Neobanken lassen sich verknüpfen. Eingehende Zahlungen werden automatisch mit offenen Posten abgeglichen und dem passenden Beleg zugeordnet – ein klarer Vorteil gegenüber einem isolierten Online-Rechnungsprogramm ohne Bankanbindung.

Integration Funktion Nutzen im Alltag
Bankkonten (über 4.000 Institute) Automatischer Zahlungsabgleich Offene Posten schließen sich selbst
DATEV-Export Kompatible Datenübergabe Schneller Jahresabschluss
Steuerberater-Zugang Direkte Mitarbeit im Account Korrekturen ohne Datenversand
Zeiterfassung per Add-on Stunden werden zu Rechnungsposten Abrechnung inklusive Mahnwesen

Sicherheitsaspekte bei Rechnungsprogrammen

Rechnungen enthalten sensible Daten: Namen, Adressen, Bankverbindungen und Umsätze. Eine gute Rechnungssoftware schützt diese Informationen technisch und rechtlich. Wer digital abrechnet, muss zusätzlich die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen – Stichwort Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

Schutz personenbezogener Daten

Anbieter wie sevdesk verarbeiten Daten nach der EU-DSGVO, entwickeln und hosten in Deutschland und setzen auf moderne Verschlüsselung sowie regelmäßige TÜV-Prüfungen. Bei Lexware Office bestätigt eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Datenschutz und Datensicherheit nach IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und den GoBD. Diese Prüfsiegel sind ein starkes Argument bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware.

Archivierung und Wiederherstellung

Beleg- und Buchungsdaten werden revisionssicher gespeichert und lassen sich nicht nachträglich manipulieren. Lexware Office archiviert GoBD-konforme Rechnungen automatisch in der Cloud, auffindbar über die Volltextsuche. Die genutzten Rechenzentren stehen in Deutschland und sind nach DIN ISO 27001 zertifiziert.

Sicherheitsmerkmal sevdesk Lexware Office
Serverstandort Deutschland Deutschland
Externe Prüfung Regelmäßige TÜV-Prüfungen Wirtschaftsprüfer nach IDW PS 880
Zertifizierung Rechenzentrum Verschlüsselte Übertragung und Speicherung DIN ISO 27001
Archivierung Revisionssicher und unveränderbar Automatisch GoBD-konform in der Cloud
Datenschutzgrundlage Verarbeitung nach EU-DSGVO Bestätigt nach IDW RS FAIT 1 und GoBD

Häufige Fehler bei der Nutzung von Rechnungsprogrammen

Auch die beste Software schützt nicht vor Nachlässigkeit. Wer weiterhin mit Word oder Excel arbeitet, kennt die typischen Stolperfallen: doppelte Rechnungsnummern, vergessene Pflichtangaben, Zahlendreher bei Beträgen und manuell geführte Buchungen. Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt viele dieser Risiken ab – vorausgesetzt, es wird sauber gepflegt.

Falsche Kundendaten

Ein Buchstabendreher im Firmennamen oder eine veraltete Anschrift kann eine Rechnung ungültig machen. Gepflegte Stammdaten lösen das Problem: Kunden werden per Klick übernommen, statt jedes Mal neu getippt zu werden. Wer Adressen und Steuernummern regelmäßig prüft, spart sich spätere Korrekturen.

Unklare Rechnungsstellung

Vage Leistungsbeschreibungen wie „Dienstleistung nach Absprache“ führen schnell zu Beanstandungen durch das Finanzamt. Pflichtangaben und die fortlaufende Nummerierung sind im Programm hinterlegt, doch Text und Menge müssen Sie präzise eintragen. Besonderheiten gelten bei Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die eigene steuerliche Regeln erfüllen müssen.

  • Leistungszeitraum immer konkret angeben
  • Steuersatz je Position sauber zuordnen
  • Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung abziehen
Fehler Folge Lösung im Rechnungsprogramm
Doppelte Rechnungsnummer Verstoß gegen GoBD Automatische fortlaufende Nummernkreise
Fehlende Pflichtangabe Vorsteuerabzug beim Kunden gefährdet Vorlagen für GoBD-konforme Rechnungen
Zahlendreher im Betrag Mahnungen und Nachfragen Automatische Berechnung von Netto, Steuer, Brutto
Nachträgliche Änderung Unzulässige Korrektur Storno- und Korrekturrechnung mit Protokoll

Wer diese Punkte beachtet, kann Rechnungen schreiben, ohne bei der nächsten Betriebsprüfung ins Schwitzen zu geraten.

Kostenüberblick: Was kostet ein Rechnungsprogramm?

Die Preisfrage entscheidet oft, welche Rechnungssoftware am Ende im Unternehmen landet. Die gute Nachricht: Ein modernes Rechnungsprogramm kostet meist weniger als eine Stunde Arbeitszeit im Monat. Die Spanne reicht von schlanken Basisversionen für Solo-Selbstständige bis zu umfangreichen Paketen für wachsende Teams.

Ein Blick auf Lexware Office zeigt, wie sich die Tarife staffeln:

Version Preis pro Monat (zzgl. MwSt.) Geeignet für
S 7,90 € Einzelunternehmer mit wenigen Rechnungen
M 12,90 € (aktuell 6,45 € in den ersten 3 Monaten) Kleinbetriebe mit Buchhaltungsbedarf
L 21,90 € Firmen mit Lohnabrechnung und Warenwirtschaft
XL 32,90 € Wachsende Unternehmen mit mehreren Nutzern

Einmalige Anschaffung oder monatliche Gebühr

Klassische Desktop-Programme werden einmal gekauft, Updates kosten später extra. Ein Online-Rechnungsprogramm läuft im Abo, ist monatlich kündbar und erlaubt jederzeit den Wechsel in einen anderen Tarif. Wichtig: E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD sind bei Lexware Office ohne Aufpreis enthalten – ein klarer Vorteil seit der E-Rechnungspflicht.

Kosten und Tarife für ein Rechnungsprogramm im Vergleich

Was Sie fürs Geld bekommen

Nicht die Zahl der Funktionen zählt, sondern deren Nutzen im Arbeitsalltag. Wer nur zehn Rechnungen im Monat schreibt, braucht keine Warenwirtschaft.

Die günstigste Rechnungssoftware ist jene, die Ihnen jeden Monat mehrere Stunden Arbeit abnimmt.

Testen Sie vor dem Kauf: Lexware Office bietet 30 Tage vollen Funktionsumfang unverbindlich, sevdesk 14 Tage kostenlos. So merken Sie schnell, ob das Rechnungsprogramm zu Ihren Abläufen passt.

Benutzererfahrungen und Feedback

Zahlen und Preislisten sagen viel, doch die Praxis zeigt, ob ein Rechnungsprogramm im Alltag wirklich trägt. Erfahrungsberichte von Selbstständigen, Handwerksbetrieben und kleinen Agenturen liefern oft die ehrlichsten Hinweise.

Was Anwender in Bewertungen berichten

Ein Blick auf verbreitete Lösungen lohnt sich: sevdesk wird nach Anbieterangaben von über 170.000 Unternehmen genutzt. Im Buchhaltungsprogramm-Vergleich 2026 von Für-Gründer erhielt die Software die Note 1,1 und den Titel Testsieger. Gelobt wurden vor allem die klare Oberfläche und das geführte Onboarding, das Neueinsteiger bis zur ersten fertigen Rechnung begleitet.

Wiederkehrende Lobpunkte in Rezensionen:

  • schneller Einstieg, ohne Buchhaltungswissen Rechnungen schreiben zu müssen
  • automatische Nummernvergabe und Mahnwesen
  • mobiler Zugriff auf Belege unterwegs
  • direkter Draht zum Support bei Rückfragen

Beispiele aus der Praxis

Branchenlösungen zeigen, wie unterschiedlich Anforderungen sind. Freelancer brauchen vor allem schnelle Angebote und saubere Kleinunternehmerregelung. Handwerker profitieren von Aufmaß, Teilrechnungen und Materiallisten im Fakturierungsprogramm. Kleinunternehmer schätzen die Anbindung an das Geschäftskonto.

Nutzergruppe Zentrale Anforderung Berichteter Effekt
Freelancer Angebot in Rechnung umwandeln weniger Büroarbeit am Wochenende
Handwerksbetrieb Teil- und Schlussrechnungen schnellerer Zahlungseingang
Kleinunternehmer Bankabgleich und Belege sauberer Übergabe an den Steuerberater

Ein weiteres Argument aus der Praxis: Laut Branchenmeldungen ist nur etwa jedes vierte deutsche Unternehmen auf die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027 vorbereitet. Wer früh ein passendes Rechnungsprogramm einführt, verschafft sich Zeit zum Testen statt Hektik kurz vor der Frist.

Trends in der Rechnungssoftware

Die Entwicklung moderner Rechnungssoftware schreitet schnell voran. Was vor wenigen Jahren noch Handarbeit war, läuft heute im Hintergrund ab. Wer jetzt die Rechnungsstellung automatisieren möchte, profitiert von Technologien, die Belege lesen, prüfen und direkt vorbereiten.

Künstliche Intelligenz übernimmt die Belegerfassung

KI-gestützte Texterkennung (OCR) liest Betrag, Rechnungsnummer und Lieferant selbstständig aus. Das Programm schlägt passende Kategorie und Verbuchung vor. Ein Beleg ist in Sekunden erfasst statt in Minuten.

Ein weiterer Treiber ist die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, technische Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931 mit ihren BT-Feldern. Tools wie sevdesk erstellen, validieren und archivieren solche Dokumente rechtskonform und verbuchen sie automatisiert in der Buchhaltungssoftware.

Unterwegs abrechnen mit dem Smartphone

Mobile Apps gehören zum Standard. Mit den Apps von sevdesk oder Lexware schreiben Sie Rechnungen direkt beim Kunden und fotografieren Quittungen sofort nach dem Einkauf.

Trend Nutzen im Alltag Beispiel aus der Praxis
KI-Belegerkennung (OCR) Automatische Erfassung von Betrag und Lieferant Tankquittung abfotografieren, Kategorie wird vorgeschlagen
E-Rechnung nach EN 16931 Rechtssicherer Versand im B2B-Geschäft XRechnung an öffentliche Auftraggeber
Hybridformat ZUGFeRD PDF und Datensatz in einer Datei Kunde sieht die Rechnung, Software liest die Daten
Mobile Apps Rechnungen unterwegs schreiben Handwerker rechnet direkt auf der Baustelle ab

Fazit: Warum ein Rechnungsprogramm unverzichtbar ist

Word und Excel können vieles, doch als Rechnungssoftware stoßen sie schnell an ihre Grenzen. Wächst der Kundenstamm und steigt die Zahl der Belege, entscheiden Automatisierung und Rechtssicherheit über den Erfolg im Büroalltag. Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab – von der Angebotserstellung bis zur Übergabe an das Steuerbüro.

Mehr Tempo im Tagesgeschäft

Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch ab, Zahlendreher und Dopplungen gehören der Vergangenheit an. GoBD-konforme Rechnungen entstehen ohne Umwege und halten einer Prüfung durch das Finanzamt stand.

Kennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Umsatzsteuerzahllast und offene Posten sehen Sie mit einem Klick. Das schafft Klarheit über die Lage Ihres Betriebs und spart viele Stunden pro Monat.

Ein starker Eindruck bei Kunden

Eigene Vorlagen mit Logo, Hausfarben und passender Schrift machen jedes Dokument zum Aushängeschild. Angebote und Rechnungen wirken einheitlich, seriös und gut durchdacht.

Der Einstieg gelingt ohne Risiko: Viele Anbieter stellen Testphasen von 14 oder 30 Tagen bereit. Probieren Sie in Ruhe aus, ob das Programm zu Ihren Abläufen passt, bevor Sie sich festlegen.

FAQ

Was unterscheidet ein Rechnungsprogramm von einer klassischen Buchhaltungssoftware?

Ein Rechnungsprogramm konzentriert sich auf die Belegausgangsseite: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Eine Buchhaltungssoftware geht darüber hinaus und deckt Belegerfassung, Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04), Umsatzsteuervoranmeldung und Auswertungen wie EÜR, SuSa und BWA ab. Lösungen wie sevdesk vereinen beides in einer Oberfläche – Sie schreiben Rechnungen und haben Umsatz, Gewinn, Umsatzsteuerzahllast und offene Posten tagesaktuell im Blick.

Ist ein Fakturierungsprogramm dasselbe wie ein Rechnungsprogramm?

Im Kern ja. Der Begriff Fakturierungsprogramm stammt aus dem kaufmännischen Sprachgebrauch und meint die Software zur Rechnungsstellung. Moderne Programme können jedoch deutlich mehr als reine Faktura: wiederkehrende Rechnungen, Abschlagsrechnungen, automatischer Zahlungsabgleich über mehr als 4.000 angebundene Banken und Neobanken sowie ein DATEV-Export für den Jahresabschluss.

Wie schnell kann ich mit einem Online-Rechnungsprogramm Rechnungen schreiben?

In Sekunden. Bei sevdesk sind Pflichtangaben und die fortlaufende Rechnungsnummer automatisch hinterlegt, Stammdaten und Vorlagen sind gespeichert: Kunde auswählen, Artikel hinzufügen, fertig. Über 170.000 Unternehmen nutzen das Online-Rechnungsprogramm am Laptop oder mobil per App – auch unterwegs direkt nach dem Kundentermin.

Sind die erstellten Rechnungen wirklich GoBD-konform?

Ja. GoBD-konforme Rechnungen müssen revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. sevdesk speichert alle Buchungs- und Belegdaten entsprechend, verarbeitet nach EU-DSGVO und lässt sich regelmäßig vom TÜV prüfen. Lexware Office archiviert Rechnungen automatisch GoBD-konform in der Cloud; Datenschutz und Datensicherheit werden von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und GoBD bestätigt.

Kann ich mit der Software auch die Angebotserstellung abdecken?

Ja. Die Angebotserstellung gehört zum Standardumfang: Sie legen ein Angebot an, versenden es und wandeln es bei Auftragserteilung per Klick in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder direkt in eine Rechnung um. Genau dieser Ablauf eignet sich hervorragend als Praxistest während der kostenlosen Testphase.

Wie lässt sich die Rechnungsstellung automatisieren?

Um die Rechnungsstellung zu automatisieren, richten Sie wiederkehrende Rechnungen einmal ein – sie werden anschließend pünktlich automatisch erstellt und versendet. Ergänzend laufen die Umsatzsteuerberechnung, gesetzliche Updates (etwa zur Kleinunternehmerregelung oder zu neuen GoBD-Vorgaben) und der Abgleich eingehender Zahlungen mit offenen Rechnungen im Hintergrund mit.

Was kostet eine gute Rechnungssoftware?

Der Einstieg ist günstig: Lexware Office startet bei 7,90 € (Version S), Version M kostet 12,90 € monatlich (aktuell 6,45 € in den ersten 3 Monaten), Version L 21,90 € und Version XL 32,90 € – jeweils zzgl. MwSt., monatlich kündbar und mit jederzeitigem Wechsel zwischen den Paketen. E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD sind ohne Zusatzkosten enthalten. Entscheidend ist nicht die reine Zahl der Funktionen einer Rechnungssoftware, sondern deren Passung zu Ihrem Arbeitsalltag.

Kann ich ein Rechnungsprogramm vorab kostenlos testen?

Ja. sevdesk bietet 14 Tage kostenlos, Lexware Office 30 Tage mit vollem Funktionsumfang und unverbindlich. Empfehlenswert ist ein Test mit echten Geschäftsvorfällen: Angebot anlegen, in eine Rechnung umwandeln, Beleg hochladen, Zahlung zuordnen. Optional binden Sie Ihren Steuerberater früh mit einer Testrechnung ein.

Wer profitiert am meisten von einem Rechnungsprogramm?

Selbstständige, Freiberufler, Gründer, Startups, Handwerksbetriebe und Kleinunternehmer. Für Freelancer, Handwerker und Kleinunternehmer gibt es zusätzlich zugeschnittene Branchenlösungen. Je größer der Kundenstamm und je höher die Beleganzahl, desto stärker wirken Automatisierung und Rechtssicherheit auf die Effizienz.

Muss ich E-Rechnungen empfangen und versenden können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, technische Basis ist die europäische Norm EN 16931 mit ihren BT-Feldern. sevdesk erstellt, validiert und archiviert E-Rechnungen rechtskonform und verbucht sie automatisiert. Laut Branchenmeldung ist nur jedes vierte deutsche Unternehmen auf die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027 vorbereitet – ein starkes Argument für den frühen Softwareeinsatz.

Wie kommen meine Belege ins System?

Per Drag & Drop, per E-Mail oder als Smartphone-Scan. Die KI-gestützte Belegerkennung mit OCR liest Beträge, Rechnungsnummer und Lieferant automatisch aus und schlägt Kategorie sowie Verbuchung vor – Belege sind damit in Sekunden verbucht.

Kann mein Steuerberater direkt mitarbeiten?

Ja. Über die DATEV-Schnittstelle erhalten Sie einen kompatiblen Export für den Jahresabschluss. Alternativ arbeitet Ihr Steuerberater direkt im Account mit und nimmt Korrekturen vor – Pendelordner und Belegstapel entfallen komplett.

Warum reichen Word und Excel für Rechnungen nicht aus?

Word und Excel sind Allrounder, aber keine Rechnungssoftware. Sie kennen keine fortlaufenden Rechnungsnummern, erinnern nicht an Pflichtangaben und archivieren nicht GoBD-konform. Typische Folgen: doppelte Rechnungsnummern, vergessene Pflichtangaben, Zahlendreher und fehlerhafte Beträge – und damit steuerliche Beanstandungen. Zudem liegen die Dateien meist lokal und sind nicht synchronisiert.

Wie sicher sind Cloud-Lösungen im Vergleich zu lokal installierter Software?

In der Regel sicherer. sevdesk wird in Deutschland entwickelt und gehostet; der Serverstandort sichert Verfügbarkeit und Rechtskonformität nach europäischem Datenschutzrecht, ergänzt um moderne Verschlüsselung. Lexware Office speichert Daten in mehreren nach DIN ISO 27001 geprüften Rechenzentren in Deutschland – ein deutlicher Vorteil gegenüber einem lokal installierten Programm auf dem eigenen Rechner, das bei Defekt oder Diebstahl schnell zum Totalverlust führt.

Kann ich das Rechnungsdesign an mein Branding anpassen?

Ja. Logo, Farben und eigenes Briefpapier lassen sich hinterlegen, alle Daten werden automatisiert auf der Vorlage platziert. Versendet wird direkt per Post aus dem Programm, per E-Mail als PDF-Anhang oder als Download zum Selbstversand. Rechnungen können in Deutsch, Englisch oder anderen Sprachen ausgegeben werden – inklusive wählbarer Währung mit automatisch hinterlegtem Wechselkurs.

Was passiert, wenn Kunden nicht zahlen?

Aus jeder offenen Rechnung wird per Klick eine Zahlungserinnerung oder Mahnung, die sich bei Bedarf vorher noch bearbeiten lässt. Da der Zahlungsabgleich über die Bankanbindung automatisch läuft, sehen Sie jederzeit, welche Posten tatsächlich offen sind.

Worauf sollte ich bei der Auswahl konkret achten?

Erstellen Sie zuerst eine Anforderungsliste (nur Rechnungen oder auch Angebote, Zeiterfassung, Zahlungsabgleich), vergleichen Sie drei bis fünf passende Tools und nutzen Sie die kostenlosen Testphasen. Prüfkriterien sind GoBD-Konformität, einfache Bedienung, E-Rechnungs-Fähigkeit, Datensicherheit und eine ehrliche Preisstruktur. Weil ein späterer Wechsel aufwendig ist, sollte die Software mitwachsen können.

Wie aufwendig ist die Einrichtung?

Überschaubar und Schritt für Schritt: Nummernkreise für Angebote, Rechnungen und Lieferscheine festlegen, Vorlagen anpassen, Produkte und Kunden anlegen oder importieren, Online-Banking verbinden, Steuerberater oder Team einladen. sevdesk erhielt im Für-Gründer-Buchhaltungsprogramm-Vergleich 2026 mit der Note 1,1 den Testsieg – ausgezeichnet wurden ausdrücklich die einfache Bedienbarkeit und das geführte Onboarding bis zur ersten Rechnung.

Kann ich Arbeitszeiten erfassen und direkt abrechnen?

Ja, die Zeiterfassung lässt sich per Add-on oder Integration anbinden und mit Rechnungserstellung und Mahnwesen verknüpfen. Erfasste Stunden fließen so ohne Doppelerfassung in die Rechnung – besonders praktisch für Freelancer und projektbasiert arbeitende Dienstleister.
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